Jak efektivně vést poradu

Vést poradu není vždy jednoduché. Zaměstnanci mají pocit, že se bude „tlachat“ o ničem a zaměstnavatelé tuší, že zase nic nevyřeší. Jak tedy vést poradu, aby nebyla ztrátou času ani pro jednu stranu?

Madio - Jak efektivně vést poradu, ilustrativní foto
Madio - Jak efektivně vést poradu, Foto: Madio, 2015

Poradou rozumíme organizovanou komunikaci se skupinou nebo ve skupině. Porady můžou mít různé formy jako třeba organizační (tzv. workshopy), manažerské, kontrolní, operativní atd. Zásady k jejich efektivnímu vedení jsou však vždy stejné.

Chcete-li vést vaši poradu opravdu efektivně, je třeba dodržet tyto zásady:

Stanovit si cíl

V první řadě si řekněte, co na poradě chcete řešit a čeho chcete dosáhnout. Ujasněte si, zda chcete něco důležitého sdělit, nebo vyřešit nějaký problém, potřebujete pomoci s rozhodnutím… Nejlépe si tento cíl napište na papír a dopisujte podcíle od nejdůležitějšího. Neřešte věci, které se týkají jen malého počtu účastníků, s těmi si raději sjednejte jinou schůzku. Také se doporučuje nejrozsáhlejší bod porady řešit jako poslední, účastníci se budou vyjadřovat pouze k tématu, protože nebudou chtít poradu zbytečně protahovat.

Zapojit všechny zúčastněné

Jak je napsáno v prvním bodě, ne vše se týká každého a nemá smysl řešit konkrétní věci, které zajímají jen hrstku zúčastněných. Stanovte si, co a s kým potřebujete vyřešit. Je lepší zorganizovat raději více menších porad než jednu velikou, kde jsou pozváni všichni. Taková porada je vysoce neefektivní, dlouhá a spousta lidí odchází s tím, že „oni tam vůbec nemuseli být“.

Dodržet časový limit

Je dobré si uvědomit, kdy je pro poradu vhodný čas. Ke konci pracovní doby, kdy už každý spěchá domů, to asi nebude. Jako nejvhodnější se ukazují ranní hodiny nebo těsně po obědě. Také dodržujte stanovený časový limit. Pokud řeknete, že porada bude krátká, max. půl hodiny, dodržte to. Nervózní zaměstnanci, kteří se dívají po hodinkách, protože už měli být dávno někde jinde moc produktivní nebudou.

Zvolit vhodné místo

U menších porad je dobré zvolit neutrální místnost, kterou může být třeba zasedačka, sborovna. U delších, celodenních porad, jsou vhodnější prostory mimo firmu. Zaměstnanci tak nebudou rušeni odvoláváni. Pamatujte také na vhodné usazení účastníků. Pravidlo kulatého stolu platí i zde, případně písmeno U, zkrátka tak, aby na sebe všichni viděli, popř. na plátno.

Rad pro efektivnější vedení porady existuje mnoho. Můžeme zmínit další, jako být na místě dřív než ostatní a zkontrolovat techniku a podklady, mluvit v první sobě množného čísla, říkat svůj názor jako poslední, atd. Vždy ale pamatujte na to, že by se porada měla vést v příjemném duchu. Neměla by být založena na direktivním vedení, ale spíše na diskuzi všech. Porada musí být přínosná pro všechny a zaměstnanci by si tu měli chodit pro radu, podporu a motivaci.

Jdi zpět

Přidat komentář