Efektivní jednání není o tom mluvit víc, ale mluvit správně. Pokud se jako manažer chystáte na důležité nebo náročné jednání a chcete zvýšit šanci na dohodu, tento článek vám nabídne praktický rámec, jak postupovat.
Jednání patří k běžné realitě vedení lidí a manažerské práce. Právě v rozhovorech se zaměstnanci, kolegy nebo vedoucími se ale často láme důvěra, spolupráce i reálné výsledky. Možná to znáte: půl hodiny vysvětlujete, proč je nutná změna, argumenty dávají smysl, data sedí, logika je jasná – a přesto máte pocit, že druhá strana „odchází jinam“. Ne proto, že by byla neschopná nebo neochotná, ale proto, že jednání probíhá bez jasné struktury, bez domyšlené přípravy a bez práce se signály, které se během rozhovoru objevují.
Efektivní jednání při vedení lidí není o rétorických schopnostech, tlaku ani o tom, kdo má silnější argumenty. Jde především o schopnost vytvořit srozumitelný rámec, ve kterém je možné se domluvit, vyjasnit očekávání a dojít ke konkrétnímu posunu. V tomto textu se na jednání díváme systematicky – podle tří fází, které zásadně ovlivňují výsledek: příprava, průběh a závěr. Zvláštní pozornost je věnovaná situacím, kdy jednání drhne, kdy se řeší nepříjemná témata a kdy manažeři nevědomky opakují chyby, které jednání zbytečně komplikují.
Proč jednání často selhávají ještě dřív, než začnou
Mnoho manažerů vstupuje do jednání s dobrým úmyslem, ale bez jasně promyšleného rámce. V hlavě mají obecný cíl typu „musí pochopit, že se to takhle nedá dělat“, ale už méně jasno v tom, co má být konkrétním výsledkem rozhovoru. Chybí rozlišení mezi tím, co je potřeba pouze sdělit, co je otevřené k diskuzi a co je už hotové rozhodnutí. Druhá strana pak tápe, neví, jakou roli má v rozhovoru zaujmout, a reaguje buď obranně, zmateně, nebo se stáhne do pasivity.
Dalším častým důvodem selhání jednání je přeceňování vlastních argumentů. Manažeři často věří, že když mají fakta, data a logické zdůvodnění, musí to přece stačit. Jenže lidé nereagují pouze na obsah sdělení. Reagují i na tón, vztah, kontext a způsob, jakým je sdělení podané. Pokud se tyto roviny míjejí, můžete mluvit sebejasněji a sebelepší argumenty zůstanou bez dopadu.
Stáhněte si 10 nejčastějších chyb při delegování a vyhněte se jim.
10 nejčastějších chyb při delegování
Udělejte první krok ke smysluplnější práci. Nechte nám kontakt a my vám obratem zašleme pomoc v podobě praktického PDF dokumentu.
* Nezasíláme spam! Prohlašuji, že údaje, mnou vyplněné, jsou pravdivé a mám zájem o zasílání zpráv od MADIO z.s. Dokument je mi v této podobě nabídnut zdarma. Souhlasím s Prohlášením o ochraně osobních údajů a Obchodními podmínkami: zde. Svůj souhlas mohu kdykoli odvolat.
Fáze 1: Příprava na jednání při vedení lidí
Příprava je nejvíce podceňovaná a zároveň nejdůležitější část každého jednání. Právě v této fázi se rozhoduje, zda rozhovor povede k reálnému posunu, nebo ke zbytečnému napětí a opakování stejných témat. Příprava neznamená psát si scénář vět ani hledat dokonalé formulace. Znamená především ujasnit si, s jakým záměrem do jednání vstupujete, jaký rámec chcete nastavit a kde jsou vaše hranice.
Ujasněte si, čeho chcete jednáním dosáhnout
Základní otázka, kterou by si měl manažer před každým jednáním položit, zní: Jaký má být výsledek tohoto rozhovoru? Ne ve smyslu „co chci říct“, ale „co má být po jednání jinak“. Má druhá strana převzít odpovědnost? Má dojít k dohodě o změně chování? Nebo je cílem pouze otevřít téma a zmapovat situaci? Bez této jasnozřivosti se jednání snadno rozpadne do vysvětlování, obhajování nebo detailů, které nikam nevedou.
Pokud cíl nemáte jasně pojmenovaný, velmi pravděpodobně ho během rozhovoru ztratíte. Emoce, protiargumenty nebo odbočky vás stáhnou jinam a jednání skončí pocitem vyčerpání bez výsledku. Jasný cíl vám naopak pomáhá udržet rozhovor v mezích i ve chvílích, kdy se situace vyhrotí nebo zkomplikuje.
Oddělte fakta, interpretace a emoce
Ještě před samotným jednáním má smysl udělat si jasno ve třech rovinách. První jsou fakta – tedy to, co je skutečně pozorovatelné a ověřitelné, například konkrétní chování, data nebo situace. Druhou rovinou jsou interpretace, tedy to, jak si fakta vykládáte a co z nich vyvozujete. Třetí rovinou jsou emoce, které ve vás daná situace vyvolává, například frustrace, obavy nebo tlak.
Toto rozlišení je zásadní hlavně u náročných nebo konfliktních témat. Pokud si ho neuděláte předem, velmi snadno se vám tyto roviny během rozhovoru smíchají. Druhá strana pak neví, zda reaguje na fakta, na váš názor, nebo na emoce, a jednání se zbytečně komplikuje.
Jak se připravit, když jde o nepříjemné téma
Nepříjemná témata často svádějí buď k odkládání, nebo naopak k přehnané tvrdosti. Obojí má stejný výsledek – narušení důvěry a zhoršení vztahu. Dobrá příprava v těchto situacích znamená pojmenovat si vlastní hranice: co je pro vás nepřijatelné, kde ještě vidíte prostor pro dohodu a co už je rozhodnutí, které není předmětem vyjednávání.
Pomáhá také odpovědět si na otázku, jak chcete, aby se druhá strana po rozhovoru cítila, i když s obsahem nebude souhlasit. Respekt a jasnost se nevylučují. Právě naopak – jasně vedený rozhovor bývá pro lidi snesitelnější než vyhýbání se problému.
Fáze 2: Průběh jednání ve vedení lidí
V průběhu jednání se velmi rychle ukazuje, zda byla příprava skutečně poctivá, nebo jen formální. Nejde už jen o to, co říkáte, ale hlavně o to, jak reagujete na situace, které během rozhovoru vznikají. Prakticky to znamená všímat si momentů, kdy druhá strana ztrácí pozornost, přechází do obrany nebo naopak mlčí více, než je obvyklé. Právě v těchto chvílích se rozhoduje o dalším vývoji jednání.
V takových momentech má manažer v praxi dvě základní možnosti:
- Pokračovat podle původního plánu a tlačit dál na své argumenty. To sice může působit rozhodně, ale často to vede k většímu odporu, uzavření druhé strany nebo k tomu, že se jednání zacyklí bez výsledku.
- Vědomě jednání zpomalit, pojmenovat, co se právě děje (například ztrátu pozornosti nebo napětí), a vrátit rozhovor k jeho smyslu a cíli. Tento přístup snižuje tlak a vytváří prostor pro skutečnou domluvu.
Držení struktury přitom neznamená strnulost nebo rigidní postup. V praxi jde o schopnost nenechat se vtáhnout do zbytečných detailů, obhajování vlastního postoje nebo emocí, které odvádějí pozornost od toho, kvůli čemu jednání vůbec probíhá.
Vytvořte rámec hned na začátku
Dobré jednání začíná jasným uvedením toho, proč se scházíte, kolik máte času a čeho chcete dosáhnout. Tento krok je často opomíjený, přitom výrazně snižuje nejistotu druhé strany. Lidé pak lépe chápou, zda se od nich očekává návrh řešení, zpětná vazba nebo pouze reakce na hotové rozhodnutí.
Bez jasného rámce lidé často tápou, mluví vedle tématu nebo se dostávají do obrany. Krátké vyjasnění na začátku přitom šetří čas i energii na obou stranách.
Naslouchání není pasivita
Jednou z častých chyb při vedení lidí je představa, že naslouchání automaticky znamená souhlas. Ve skutečnosti je naslouchání především způsob, jak porozumět tomu, co si druhý myslí a odkud vychází. Pokud má člověk pocit, že není slyšen, obvykle začne tlačit na své stanovisko, nebo se z rozhovoru úplně stáhne.
Aktivní naslouchání v praxi znamená dát najevo, že jste porozuměli: stručně shrnout, co jste slyšeli, ověřit si význam a zeptat se dál. Ne proto, abyste ustoupili ze svého rozhodnutí, ale abyste věděli, s čím skutečně pracujete a na co má smysl reagovat.
Co dělat, když jednání drhne
Každé jednání se může dostat do bodu, kdy se rozhovor točí v kruhu a nikam se neposouvá. Typickými signály jsou opakování stejných argumentů, obranné reakce nebo dlouhé ticho. V takové chvíli má smysl situaci nepřehlížet, ale vědomě ji pojmenovat.
Pomáhá zpomalit tempo rozhovoru, vrátit se k původnímu cíli jednání a případně změnit rovinu otázky. Místo řešení „co“ se můžete ptát „jak by to šlo“ nebo „co by pomohlo, aby se věci posunuly“. Nejhorší strategií je přitlačit, protože tlak obvykle zvyšuje odpor, ne porozumění.
Sladění verbální a neverbální komunikace
Lidé vnímají nejen obsah slov, ale i způsob, jakým jsou sdělována. Pokud slova říkají „ano“ a tělo vysílá „ne“, vzniká zmatek a nejistota. Postoj těla, oční kontakt, tón hlasu nebo mimika vytvářejí kontext, ve kterém jsou slova interpretována.
Vědomá práce s neverbální komunikací není manipulace. Je to způsob, jak být čitelný, srozumitelný a konzistentní, což je při vedení lidí klíčové.
Fáze 3: Závěr jednání a odpovědnost ve vedení lidí
Mnoho jednání končí vágními větami typu „tak se domluvíme“ nebo „nějak to doladíme“. Právě tady se ale rozhoduje, zda se něco skutečně stane. Bez jasného uzavření se odpovědnost rozplývá a dohody zůstávají jen na papíře.
Jasně pojmenujte výstupy
Na konci jednání by mělo být zcela jasné, co bylo dohodnuto, kdo je za co zodpovědný a do kdy se mají jednotlivé kroky stát. Shrnutí není formalita, ale kontrola porozumění a závazku obou stran.
Když výstupy nejsou jasné, lidé si je vyloží každý po svém. To je častý zdroj nedorozumění a frustrace v dalších krocích spolupráce.
Udržení vztahu i při nelehké dohodě
I když výsledek jednání není pro druhou stranu ideální, způsob uzavření rozhovoru má dlouhodobý dopad na vztah. Respekt, férovost a srozumitelnost vytvářejí prostor pro další spolupráci a zvyšují šanci, že dohoda bude skutečně naplněna.
Nejčastější chyby při manažerském jednání
Mezi nejčastější chyby patří nejasný cíl jednání, směšování faktů s interpretacemi, snaha druhé přesvědčit místo snahy porozumět, vyhýbání se nepříjemným tématům a neuzavření jednání konkrétní dohodou. Tyto chyby nejsou selháním osobnosti, ale důsledkem chybějící struktury a přípravy.
Dobrá zpráva je, že strukturované jednání se dá naučit a systematicky rozvíjet.
Jednání jako dovednost, ne talent
Efektivní jednání při vedení lidí není vrozený talent, ale dovednost, kterou lze rozvíjet. Je to kombinace kvalitní přípravy, pozornosti v průběhu rozhovoru a jasného uzavření. Právě tyto tři kroky dávají manažerovi větší klid, jistotu a oporu i v náročných situacích.
Pokud chcete tyto principy přenést do každodenní praxe bez dlouhých školení, může být užitečným doplňkem krátký online trénink zaměřený na běžné manažerské situace. Nejde o teorii, ale o drobné posuny v myšlení a jednání, které lze vyzkoušet hned v reálných rozhovorech.
O nic nepřijdete
Videa, články, zajímavosti a mnohé další ze světa leadershipu můžete mít při sobě a vždy aktuálně. Sledujte nás na následujících kanálech, nebo se přímo zapojujte do diskuze a přispějte tak svou dobrou praxí.
