Když zpětná vazba přestane fungovat jako nástroj
Občas to vypadá, že se ve firmě na zpětnou vazbu jen hraje. Zavedl se formální proces, lidé znají metody, vedoucí si hlídají termíny. A stejně to drhne. Tým není sladěný, některé věci se řeší opakovaně. Vedoucí mluví, ale jako by ho nikdo neslyšel. A přitom dělá všechno podle plánu. To může být frustrující. Místo hledání další metody se někdy vyplatí udělat krok zpět a položit si otázku, co zpětná vazba v týmu vlastně dělá – jestli upravuje fungování, nebo jen vyplňuje kolonku v plánu.
Stáhněte si PDF 10 nejčastějších chyb při delegování a vyhněte se jim.
10 nejčastějších chyb při delegování
Udělejte první krok ke smysluplnější práci. Nechte nám kontakt a my vám obratem zašleme pomoc v podobě praktického PDF dokumentu.
* Nezasíláme spam! Prohlašuji, že údaje, mnou vyplněné, jsou pravdivé a mám zájem o zasílání zpráv od MADIO z.s. Dokument je mi v této podobě nabídnut zdarma. Souhlasím s Prohlášením o ochraně osobních údajů a Obchodními podmínkami: zde. Svůj souhlas mohu kdykoli odvolat.
Proč nestačí jednorázová reakce
Když se kolega opozdí s dodáním podkladu k poradě, běžně zazní: „Potřebuji, aby ses na to příště podíval lépe.“ Někdo to zapíše do zápisu, jiný pokývá hlavou a jede se dál. V týmu se to označí jako zpětná vazba. Ale o týden později se stane totéž. Ne proto, že by lidé neslyšeli. Ale proto, že to nevedlo k ničemu praktickému – nezměnil se harmonogram, nerozdělila se odpovědnost jinak, nepojmenovalo se, kde je zádrhel. Jen zazněla poznámka. Pokud zpětná vazba nevede k dohodě o tom, co se příště udělá jinak, zůstane jen v rovině slov. A lidé ji začnou vnímat jako šum na pozadí. Praktické uchopení zpětné vazby začíná tam, kde se na základě rozhovoru upraví způsob práce – ať už časově, personálně nebo organizačně. Nemusí jít o velké rozhodnutí, ale musí to být vidět.
Zpětná vazba jako kontinuální proces
Zpětná vazba může probíhat na několika úrovních. Je užitečné vnímat, že není jen o jednotlivých rozhovorech nebo vyplněných formulářích. Může se stát běžnou součástí toho, jak tým uvažuje o své práci. Ale jen tehdy, pokud se v ní lidé opravdu slyší. Každá úroveň – individuální, týmová i systémová – přináší jiný typ otázek a jinou míru sdílení. Podívejme se na ně blíže.
Individuální: jeden na jednoho
Individuální zpětná vazba může být účinná, když má konkrétní smysl. Může jít o jednoduchý rozhovor mezi dvěma lidmi – třeba deset minut u kávy nebo na chodbě po poradě. Někdy pomůže jedna otázka: „Co ti v tom brání?“ nebo „Jak to vnímáš ty?“. Ale nejde jen o slova – důležité je, co se z toho rozhovoru vyvine. Třeba dohoda na změně v komunikaci nebo větší jasnost v očekáváních. Pokud se člověk necítí souzený, ale slyšený, má šanci se zapojit jinak. Vzniká důvěra. A právě ta dává zpětné vazbě sílu – ne jako kontrolní mechanismus, ale jako normální součást společné práce.
Týmová: když se řeší něco společného
Občas není jasné, kde končí individuální odpovědnost a kde začíná kolektivní dohoda. V těchto situacích se hodí zastavit a podívat se, jestli pravidla, domluvy a věty, které zaznívají, odpovídají tomu, co se opravdu dělá. Pokud zpětná vazba míří jen na jednotlivce, ale problém je v nastavení celého kolečka, pak není účinná. Je dobré umět poznat, kdy už se nejedná o výjimku, ale o vzorec chování.
Doporučený článek Kdy systém podržet, a kdy ho začít ladit: Často pomůže podívat se na to, kdy systém už není podpůrný, ale spíš běží ze setrvačnosti.
Systémová: kdy se potřebuje změnit něco v základních zvyklostech
Například když lidé vědí, že se na poradě hodnotí výsledky nebo chování, ale přesto mlčí, může to znamenat, že se necítí bezpečně nebo že nevěří, že by jejich názor něco změnil. Nebo když se připomínky stávají automatickou součástí zápisu – každý ví, že zazní, ale nikdo je už nebere vážně. V takových případech může být užitečné změnit způsob, jak se zpětná vazba ve firmě používá. Místo klasického komentáře „jak to šlo“ lze zkusit otázky zaměřené na konkrétní situace: „Co nám tady zafungovalo?“ nebo „Kde jsme to mohli udělat jednodušeji?“. Takové změny rytmu – například přesun od hodnocení ke společnému zamyšlení – mohou zpětnou vazbu oživit. Pomáhá, když se zpětná vazba vnímá jako nástroj, který podporuje běžnou komunikaci v týmu, a ne jako formální bod agendy. Pak už to není jen o tom, co bylo, ale o tom, co se průběžně děje mezi lidmi – a jak na to společně reagují.
Doporučený článek Pravidelné kontrolní body, které neobtěžují: Zajímavý přístup přinášejí nenápadné kontrolní body, které nejsou kontrolou.
Modelová situace: Řekl jsem to. A nic.
Vedoucí měl rozhovor s kolegou. Řekl mu klidně a jasně, co se stalo, co tím bylo ovlivněno a co od něj příště očekává. Kolegovi to nevadilo, pokýval hlavou, přikývl. Ale nic se nezměnilo. Ani za tři dny, ani za týden. To není chyba v přístupu, ale signál, že je potřeba zvolit jiný způsob. Možná je potřeba si to říct znovu – ale jinak. Nebo naopak chvíli nemluvit a pozorovat, co se v týmu skutečně děje. Možná se problém netýká jen toho jednoho člověka. Možná má tým naučený způsob, jak o podobných věcech nemluvit – a proto se nic neposouvá. V takových chvílích pomáhá neklást důraz na to, co říkáme, ale spíš na to, co se opravdu děje – a co v danou chvíli nejvíc potřebuje změnu.
Když zpětná vazba vede ke změně
Na jedné poradě vedoucí poznamenal: „Všiml jsem si, že ti dává větší smysl, když máš konkrétní zadání a jasný termín. Je to tak?“ Nebyla to kritika ani příkaz. Jen pozorování. A právě díky tomu se kolega otevřel – začal mluvit o tom, co mu v poslední době chybí, kde má nejasnosti a co by mu pomohlo. Rozhovor pokračoval mimo poradu a vedl k úpravě ve způsobu zadávání práce. To, co skutečně něco změnilo, nebyla samotná věta, ale bezpečná atmosféra, která vznikla v týmu. Věta se mohla rozvinout v rozhovor, protože nebyla přímým hodnocením. A když lidé cítí, že jejich pohled má prostor zaznít, nejsou v obranné pozici. Nejde o to, měnit někomu názor – stačí, když ví, že ten jeho má v týmu váhu.
Delegování a zpětná vazba
Když někdo dostane víc odpovědnosti, měl by vědět, že není sám. Ale ani pod drobnohledem. Zpětná vazba pak může pomoct k tomu, aby se role vyjasnila. Ne hned, ne najednou, ale v cyklu. Nejen říkat, co bylo, ale ukazovat, jak to teď může být jinak. Bez tlaku, bez nutnosti dokazovat výsledek. Jen otevřeným způsobem, který ukazuje, že je tu prostor i pro otázky, i pro samostatnost.
Doporučený článek Rozvoj jako normální součást leadershipu: Někdy pomůže uvidět rozvoj jako běžnou součást vedení.
Pokud hledáte, jak zpomalit
Pětidenní Online trénink Jak zvládat každodenní nároky ve vedení není návodem. Nabízí krátké materiály, které mohou pomoct podívat se na běžné situace trochu jinak. Bez nároku na výsledek. Jen jako možnost si ujasnit, co už funguje a co není potřeba dělat stejně. Může to být příležitost zpomalit a podívat se, jak vlastně pracujeme se svými dny a co z toho si chceme zachovat.
Zpětná vazba jako dolaďování
Zpětná vazba nemusí být složitý proces nebo velké gesto. Často stačí drobná úprava v tom, jak mluvíme, co si navzájem potvrzujeme nebo kdy se k něčemu vracíme. Někdy je rozhovor příliš obecný a lidé neví, co si z něj odnést. Jindy je stručný až nejasný. Pokud ale sledujeme, jak tým funguje a kde vznikají drobná nedorozumění nebo zdržení, můžeme přirozeně najít místo, které stojí za upřesnění. Zpětná vazba pak není „zásah“, ale běžná součást provozu. Slouží k tomu, aby se věci sladily – prakticky, přiměřeně, srozumitelně.
