Nestíháte a jste vyčerpaní z toho, co všechno musíte ještě udělat? Máte pocit, že vše zvládáte jen tak napůl? Kde na všechno vzít čas? Možná té práce není zas až tolik, možná je jen neefektivně zorganizovaná. Vlastně je to nemoc, kterou trpí spousta z nás, ale dobrá zpráva je, že na tuto chorobu je lék a ten se jmenuje: naučte se lépe pracovat se svým časem.
Time management jinak
Dovednost dobře hospodařit se svým časem je dnes problém nejen pro vrcholné manažery či vedoucí pozice. Tito lidé působí často jako pracovně přetížení, mají problém cokoli odmítnout nebo předat zodpovědnost jiné osobě. Jejich okolí jim vyčítá pasivitu, neustálou podrážděnost a nedostatek pohotovosti.
Pokud se tak trochu poznáváte a zároveň trpíte nepříjemnými pocity, které pramení ze ztráty vnitřní rovnováhy, je ideální doba uspořádat si životní čas. Plánovat si své činnosti patří také mezi manažerské schopnosti, které vám pomůžou efektivněji dosahovat stanovených cílů. Nejlepší lídři, nejsou nutně ti nejvýkonnější ve firmě. Pokud vedete lidi zaměřte se raději na kvalitu vztahů, a ne na kvantitu práce. Pro účinné vedení lidí a týmů využijte online poradenství POVEL.
Jak tedy na správný time management jinak??
„Není pravda, že máme málo času, pravdou ale je, že ho hodně promarníme.“
– Lucius Annaeus Seneca
Rozlišujte cíle a priority
Cíle jsou jasně formulované vize, které jsou motivujícími prvky v pracovním i soukromém životě. Když totiž víte, proč něco děláte, daří se vám to lépe dosáhnout. Stanovení cílů je nezbytným předpokladem pro plánování času. Cíl musí být jasně definován, měl by být měřitelný a dosažitelný. Žádoucí situaci je dobré představit si v budoucnosti jako dosažení tohoto cíle. Úspěšně využitý čas je tedy ten, který se skládá z cílů, které byly zdárně dosáhnuty. Ke stanovení důležitosti pořadí cílů jsou tu priority.
Slovo priorita pochází z latinského slova prio „před“, tzn. to, co chcete udělat před vším ostatním.
Priorita je velmi obecná a těžce měřitelná. Prioritám dávejte přednost všude tam, kde je to možné, protože dobře stanovené priority vám přinesou mnoho výhod. Díky nim se vyhnete plýtvání času na bezvýznamné činnosti a soustředíte se pouze na jeden úkol.
Do svých priorit si také zařaďte možnost některé činnosti delegovat. Zodpovědně o těchto činnostech přemýšlejte, rozmyslete si, kdo je zvládne dobře, a pak je se vší důvěrou delegujte. Nezapomeňte, že s delegováním činnosti delegujete i zodpovědnost.
10 nejčastějších chyb při delegování
Vložte název své firmy a váš email. PDF dokument vám na něj dojde obratem.
* Nezasíláme spam! Prohlašuji, že údaje, mnou vyplněné, jsou pravdivé a mám zájem o zasílání zpráv od MADIO z.s. Dokument je mi v této podobě nabídnut zdarma. Souhlasím s Prohlášením o ochraně osobních údajů a Obchodními podmínkami: zde. Svůj souhlas mohu kdykoli odvolat.
Napište si seznam úkolů
Seznam úkolů je seznam činností a aktivit, které by měly být podle autora splněny. Je to i jakási alternativa paměti. Pokud je položka ze seznamu splněna, pak je označena nebo vyškrtnuta. Pokud si své povinnosti zapíšete a rozvrhnete, získáte tím ucelený přehled vaší vytíženosti, snadněji si doplníte další povinnosti a předejdete možné časové kolizi.
Využívejte dostupné pomůcky
Využívejte ty nejlepší pomůcky, které máte k dispozici. Ušetříte si tím mnoho času. Pokud budete používat nevhodné pomůcky (kvůli vysoké ceně nebo z lenosti), může se stát, že nakonec ztratíte mnoho času. Třeba hledáním papírků po kapsách. Je tedy vhodné pořídit si pomůcky a využívat je!
Hezký a propracovaný diář je určitě dobrá věc, ale pozor ať nejste jeho otrokem. Napište si na každý den čtyři až pět nejdůležitějších úkolů. Zamyslete se nad splněním a pokud už dopředu víte, že není reálné je splnit, rozdělte je na dílčí cíle.
Čas by měl být váš spojenec a neměli byste se snažit nad ním zvítězit nebo s ním manipulovat.
Počítejte s časovou rezervou
Vytvořte si ve svém plánu i časovou rezervu na případnou neplánovanou úlohu. Ideální je naplánovat si zhruba 80 % času a zbývajících 20 % si ponechat na případné neočekávané aktivity. Pokud nemáte ve svém časovém plánu žádnou rezervu, může dojít k nepříjemné a stresové situaci.
U každého úkolu si stanovte prioritu, abyste měli stále na paměti, co je pro vás důležité, a co nikoliv. Učte tomuto systému práce i svůj tým.
Inspirujte se svými kolegy
Nikdo není dokonalý, ale přiznejme si, některým to jde lépe. Je to často diskutované téma také ve Virtuální kavárně členství Tvůrce, kde účastníci popisují své úspěšné postupy v time managementu, delegování a dalších nástrojích, které jim fungují. Podívejte se kolem sebe a ptejte se, co funguje vašim kolegům.
Time management – sláva termínům
Pokud jste již absolvovali nějaké školení time managementu, vyzkoušeli jste jistě různé strategie a způsoby, jak díky hospodaření s časem zlepšit i dosahování cílů a zefektivnit svůj výkon. Zatím jste možná neobjevili to pravé. Většina lidí si totiž stanovuje nejprve cíle a k nim si zvolí logicky termín, do kdy bude cíl splněn. Často je právě v tomto postupu kámen úrazu, pravidelné ověřování a srovnávání, kde na cestě se právě nacházíte, vás zatěžuje a lehce se tak stane, že termíny odsouváte a prodlužujete.
Například, když máte v seznamu úkolů, objednat kancelářské potřeby do konce dubna. A pak v polovině května běžíte do papírnictví, protože vám došly papíry do tiskárny.
Zkuste tedy postup obrátit. Stanovte si časový termín a k němu si určete cíl, může být i dílčí. Stanovení takového termínu totiž mobilizuje vaši energii, aby byl splněn úkol ke konkrétnímu datu.
Například. Do 20. dubna sepíšete seznam, které potřeby objednáte a do 30. dubna si najdete ve svém čase hodinu, ve které zadáte objednávku.
Nebojte se říct ne
Naučte se říkat ne a uvidíte, kolik času najednou získáte. Uvědomte si, že neodmítáte osobu, ale nabídku. Nemusíte se stydět ji odmítnout. Správný lídr ví, kdy použije slovo NE a používá ho velmi často. Má také vždy čas na svou rodinu, pohyb a všechno dělá s elánem. V čem spočívá kouzlo výměny time managementu za energy management a mnoho dalšího můžete zjistit v našem online členství Tvůrce.
Buďte pánem svého času, nikoli jeho otrokem. Čas totiž nemůžete řídit, ale to, co můžete udělat, je řídit sami sebe v čase.
O nic nepřijdete
Videa, články, zajímavosti a mnohé další ze světa leadershipu můžete mít při sobě a vždy aktuálně. Sledujte nás na následujících kanálech, nebo se přímo zapojujte do diskuze a přispějte tak svou dobrou praxí.
Zaujal Vás článek? Za sdílení děkujeme :)